SDSI : à quoi sert une démarche de Schéma Directeur des Systèmes d’Information ?
Dans de nombreuses associations et établissements médico-sociaux, les outils numériques se sont construits progressivement au fil des besoins : logiciels métiers, messagerie, téléphonie, équipements, cybersécurité, gestion documentaire, mobilité, etc.
Avec le temps, il devient nécessaire de prendre du recul pour s’assurer que le système d’information continue de répondre aux besoins de l’organisation.
C’est précisément l’objectif d’une démarche de SDSI (Schéma Directeur des Systèmes d’Information).
Dans le cadre du renouvellement de notre SDSI au sein d’une association médico-sociale de 600 salariés répartis sur plusieurs établissements, j’ai eu l’occasion de participer à cette démarche. Sans prétendre détenir une méthode universelle, voici quelques retours d’expérience qui pourront peut-être vous être utiles.
Un SDSI, c’est quoi ?
Le SDSI est une feuille de route qui permet de définir les grandes orientations numériques d’une structure pour les 3 à 5 années à venir.
Il ne s’agit pas uniquement d’informatique.
Le SDSI vise à répondre à une question simple :
Comment le numérique peut-il accompagner le projet associatif, les professionnels et les personnes accompagnées dans les années à venir ?
Pourquoi mettre en place un SDSI ?
Une démarche SDSI permet notamment de :
- Donner une vision à moyen et long terme.
- Prioriser les projets numériques.
- Identifier les investissements nécessaires.
- Anticiper les évolutions réglementaires (cybersécurité, facturation électronique, protection des données, NIS2…).
- Rationaliser les outils et éviter les doublons.
- Améliorer les conditions de travail des professionnels.
- Sécuriser le système d’information.
Comment se déroule une démarche SDSI ?
Une démarche SDSI se construit généralement en plusieurs étapes :
1. Comprendre l’existant
Tout d’abord il est important de bien maitriser l’existant.Il faut réaliser un inventaire des outils, de l’infrastructure, des usages et éventuellement identifier les difficultés rencontrées.
C’est un travail que vous pouvez mener en tant que RSI ou DSI tout au long de l’année.
Je vous invite à lire l’article sur le NIS2 dans lequel je vous explique que l’inventaire et la cartographie de l’existant n’est jamais du temps perdu.
2. Recueillir les besoins
Cette étape consiste à mener des entretiens avec la direction générale, les directions d’établissment, les responsables de service et, dans la mesure du possible, quelques professionnels de terrain afin d’identifier les attentes, les difficultés rencontrées et les enjeux du quotidien.
Je précise « quelques professionnels » car, dans une petite structure, il est parfois envisageable de rencontrer l’ensemble des équipes. Dans des organisations plus importantes, cela peut rapidement devenir une véritable cacophonie de besoins, avec le risque de perdre de vue les objectifs stratégiques de la démarche.
Lors de ces échanges, prenez le temps de rédiger un compte rendu détaillé. Vous pourrez ensuite le retravailler, regrouper les thématiques récurrentes et faire émerger les priorités.
Même après plusieurs années au sein de ma structure, je continue à trouver ces entretiens particulièrement riches et indispensables. Ils permettent non seulement de mieux comprendre les besoins réels des équipes, mais aussi de lever certaines incompréhensions, d’identifier des irritants du quotidien et de découvrir de petites difficultés qui, faute d’être exprimées collectivement, restent parfois invisibles.
Au-delà de la démarche SDSI elle-même, ces rencontres constituent souvent un moment privilégié d’écoute et de dialogue entre les utilisateurs et le service informatique.
Exemples de projets pouvant émerger lors d’une démarche SDSI
Les besoins remontés lors des entretiens sont souvent très variés. Certains concernent directement les infrastructures informatiques, tandis que d’autres visent avant tout à améliorer le quotidien des professionnels ou la qualité de l’accompagnement.
Parmi les projets fréquemment identifiés, on peut retrouver :
- La mise en concurrence de l’opérateur télécom ou du prestataire informatique historique afin d’améliorer la qualité de service ou de maîtriser les coûts ;
- Le renforcement de la cybersécurité avec la mise en place d’outils de protection complémentaires, de solutions de sauvegarde ou de dispositifs de supervision ;
- Le déploiement de tablettes auprès des professionnels de soin afin de faciliter les transmissions, l’accès aux dossiers et la mobilité au sein des établissements ;
- La modernisation de la téléphonie ou des moyens de communication ;
- La mise en place d’un intranet ou d’une solution de gestion documentaire ;
- Le développement de tableaux de bord et d’outils d’aide à la décision ;
- L’intégration progressive de l’intelligence artificielle pour assister les professionnels dans la rédaction, la recherche d’informations, l’analyse documentaire ou certaines tâches administratives ;
- La mise en conformité avec les nouvelles obligations réglementaires, notamment en matière de cybersécurité ou de protection des données.
L’objectif du SDSI n’est pas de réaliser tous ces projets immédiatement, mais de les analyser, de les prioriser et de construire une trajectoire cohérente sur plusieurs années.
3. Définir les priorités
Le responsable informatique ou la direction des systèmes d’information ne doit pas définir seul les priorités du SDSI.
Comme pour tout projet structurant, les actions retenues doivent répondre à des besoins partagés par plusieurs services ou établissements afin de garantir leur pertinence et leur impact à l’échelle de l’organisation.
Pour cela, il est important de réunir un groupe de personnes clés capables d’apporter une vision globale et de se projeter sur plusieurs années. C’est ce collectif qui validera les priorités à retenir à partir de l’analyse et de la cotation des projets identifiés.
De notre côté, nous avons mis en place un Comité de Pilotage SDSI qui intervient à plusieurs étapes clés de la démarche.
Dans le cadre de notre deuxième SDSI, ce comité s’est réuni une première fois afin de dresser le bilan du précédent schéma directeur. Une seconde réunion a ensuite été organisée après les entretiens menés auprès des directions et des services, afin de présenter l’ensemble des besoins remontés avant toute phase de cotation.
Lors de cette seconde rencontre, nous avons également défini quatre grands axes stratégiques dans lesquels l’ensemble des projets du SDSI viendront s’inscrire. Cette étape est essentielle car elle permet de donner une cohérence d’ensemble à la feuille de route et d’éviter une simple juxtaposition de projets.
Comment coter les projets ?
Il n’existe pas de méthode unique. L’important est de retenir des critères simples, compris par tous et applicables à l’ensemble des projets.
Dans notre démarche, nous avons notamment pris en compte :
- Le nombre d’établissements ou de services concernés ;
- Le caractère réglementaire ou obligatoire du projet ;
- Les ressources humaines nécessaires à sa mise en œuvre ;
- Les moyens financiers à mobiliser ;
- L’impact attendu pour les professionnels et les personnes accompagnées ;
- Le niveau d’urgence ou de risque en cas de non-réalisation.
Cette cotation permet ensuite d’alimenter les échanges du comité de pilotage et de construire une feuille de route partagée et réaliste.
4. Construire une feuille de route
Une fois les projets identifiés, priorisés et rattachés à des axes stratégiques, il devient possible de construire le document final.
Ce document, le Schéma Directeur des Systèmes d’Information, constitue la feuille de route de l’organisation pour les années à venir.
Il permet de donner de la visibilité aux directions, d’anticiper les investissements et de partager une vision commune des évolutions du système d’information.
C’est également un outil précieux pour expliquer pourquoi certains projets sont engagés avant d’autres et pour conserver un cap malgré les changements du quotidien.
5. Piloter et ajuster
Une fois validée, la feuille de route du SDSI devient un véritable outil de pilotage. Elle permet de donner de la visibilité aux directions, de planifier les investissements et de justifier les moyens humains, financiers ou techniques nécessaires à la réalisation des projets.
Cependant, un SDSI n’est pas un document figé.
Au cours de sa durée de vie, de nouveaux besoins peuvent apparaître, des évolutions réglementaires peuvent imposer de nouvelles priorités ou encore des opportunités technologiques peuvent émerger. À l’inverse, certains projets initialement prévus peuvent perdre de leur pertinence ou être reportés faute de ressources disponibles.
Nous en avons tous des exemples récents : l’émergence de l’intelligence artificielle, les nouvelles exigences en matière de cybersécurité avec NIS2, la facturation électronique ou encore l’évolution des usages numériques des professionnels.
Le SDSI doit donc rester suffisamment souple pour s’adapter à ces changements sans remettre en cause sa vision globale.
À titre personnel, je trouve pertinent d’organiser une revue annuelle du SDSI avec le comité de pilotage. Ce temps d’échange permet de faire le point sur les projets réalisés, ceux qui ont pris du retard, les nouveaux besoins apparus et les éventuels ajustements à apporter à la feuille de route.
Cette revue régulière permet de conserver un SDSI vivant, partagé et en phase avec les réalités de l’organisation.
Les 5 étapes d’une démarche SDSI
- Comprendre l’existant
- Recueillir les besoins
- Définir les priorités
- Construire une feuille de route
- Piloter et ajuster
Conclusion
En 2021, lors de notre premier SDSI, j’étais encore technicien informatique. J’étais donc davantage spectateur de cette démarche et j’y voyais surtout un exercice de planification informatique.
Avec le recul, je considère aujourd’hui qu’il s’agit avant tout d’un exercice d’écoute, de dialogue et de projection collective.
Bien mené, un SDSI permet non seulement de construire une feuille de route numérique, mais aussi de mieux comprendre les attentes des professionnels, les besoins des établissements et les enjeux futurs de l’organisation.
Au-delà des projets qui seront finalement retenus, la démarche elle-même apporte déjà beaucoup : elle favorise les échanges, fait émerger des idées nouvelles et permet de partager une vision commune de l’évolution du système d’information.
C’est probablement ce que je retiens le plus de cette expérience.